ZAMAN;
siteadi.com - zaman yönetimi 1 Evrensel bir kaynaktır.
Yeri doldurulamaz.
Genişletilemez.
Depolanamaz.

ZAMANIN DEĞERİ
Orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakikasını gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini düşünürsek,
Bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik bir mesaiyi kabul edecek olursak, günde 90 dakikalık bir kayıp demektir. Bu aynı zamanda haftada 7,5 saat, ayda tam bir hafta ve yılda da 8 haftadan daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir!

Zamanınız sizin hayatınızdır.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

Kötü bir zaman yönetimi :
Verimsizliğe
Etkisizliğe
Strese Yol açmaktadır.

İyi bir zaman yönetimi :
Kendini organize etmeyi
Diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır.


KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

Zamanın sayısal değerleri açısından bütün insanlar eşit zamana sahiptir. Ancak, bireyden bireye farklılaşan olay zamanın algılanmasıdır.

Zamanın Algılanması
Psikolojik koşullar
Biyolojik koşullar
Toplumsal koşullar çerçevesinde şekillenir.

Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz olumsuz tavırdır.

Kendimizi şöyle söylerken bulabiliriz.
 Hiç yeterli zamanımız olmaz.....
 İşler her zaman birikir....
 Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim.....

Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair olumlu tavır geliştirmemiz gerekir.
Örneğin:
“ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... yerine , “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim” diyebiliriz.
Veya, “ İşler her zaman birikir” yerine, “ İşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına hazır değilim” diyebiliriz. Bunun altında yatan inanış, “ yapamamın” tersine “yapabilirimdir”.

1.KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

Planlayın,
Zamanı kontrol edin,
Amaçlarınızın ne olduğuna karar verin
Görevlerinizi düşünün,
Ayırdedin,
Gereken zamana karar verin,
Önceliklere karar verin
A = Çok Önemli
B = Önemli
C = Diğer İş
Günlük Ajanda kullanın
Günlük işleri yazın
Randevuları/ toplantıları yazın
Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı)
Masanızda bekleyen işler için zaman ayırın
Gelecek Planlaması için zaman ayırın
Öncelikle odaklanmanızı sağlar
Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar
Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar
Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır.
Masa üstü düzeni
Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız.Bir çok insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır:
Telefon
Bir öneri kutusu insanları yeni konuları masanızda başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz.
Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen ,
İş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız
Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir:

2.TELEFON GÖRÜŞMELERİ

Çok Fazla
Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi uyarınız.
Çok Uzun
Genellikle görüşmenin yapılandırılmamasından kaynaklanmaktadır. Birini aramadan önce, görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı kalmasını sağlayın.
Bölünmeler
Rahatsız edilmek istemediğinizde,
- Masadan uzaklaşın
- Sekreterden telefonları bağlamamasını/mesajları not etmesini isteyin.

3.TOPLANTILAR

Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun:
1.Toplantıya ihtiyacınız var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır?
2. Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır.
3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin.

4.HAYIR DİYEMEMEK

Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle hayır demeyi zor bulurlar.Yardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil olduğunu ve yardım edecek başka birilerinin olup olmadığını düşünün.

5.YÖNETİCİNİN İSTEKLERİ

Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde:
Ne kadar acil olduğunu, ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu,
Diğer işlere göre önemini,
İşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine havale edip etmeyeceğinizi belirleyin.

6.DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

“ İşi delege etmeyi öğrenin”
İşlere bakarken şunları dikkate alın :
Bu işle doğrudan ben mi ilgilenmeliym? Başkasına delege edebilirmiyim ?
Ekibinizde sizden başka kimin bu işi yapabilecek yeteneği olduğuna karar verin.

Delege Etmek:
“ Sorumluluğu elinizde tutarak,emrinizdekilere bir iş için sorumluluk ve bunu yapmaları için yetki vermektedir.”
Delege etmeninin şunları da kapsayan bir çok faydası vardır.
Elemanlar gelişir
Size daha fazla zaman kazandırır
Birlikte çalıştığınız elemanlarınızın işe ilgisi artar
Elemanların yetişmesine yardımcı olur. Başkalarını motive eder/geliştirir.
Moralini arttır
İş yükünü yayar
İşin son teslim tarihinde yetişmesinde daha etkilidir.
Sizin yokluğunuzda takımınız çalışır

DELEGASYONDA ENGELLER

Kendim daha çabuk yaparım
Eğitim gerektirir ve benim zamanım yok
Elemanların çok işi var
Bu işi yapmaktan hoşlanıyorum
Bu işi her zaman yaptım

DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

Karar verdikten sonra :
Kişiye kısaca bilgi verin
Onu eğitin ki doğruyu öğrenin
Güven verin
Ne kadar süreceğine karar verin
Elinizi işten çekin ama gözünüzü açık tutun
Tavsiyelerde bulunmaya hazır olun
Temel noktaları kontrol edin

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

1.Zaman Maliyeti:
Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye başlayana kadar, onu bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz.

2.Zamanı İsraf Eden Şeyler
Hepimizn zamanını harcayan görevlerimiz veya engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri olarak kabul eder ve bir şey yapmayız.

3.Sürüncemede Bırakmak
Bunu:
Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için
Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için
Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız.

Sürüncemede bırakmanın temelini oluşturan sebepler:
Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek
Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan mükemmeliyet arayışı
Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan
Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir.



ÖZET:

Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır.

Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak
Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır.
Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin
Odaklanma - Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın.
Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir.

PLANLAMA

Nereye gideceğine karar vermemiş bir kaptan için hiçbir rüzgar elverişli değildir.

Bazı planlama çeşitleri şunları kapsamaktadır:
Ajandanızı, geleceğe yönelik iş planlamak için, fırsatları tanımlamak anmacıyla aktif planlama aracı olarak kullanabilirsiniz.
Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir

ZAMAN KAZANDIRICILAR

Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman eder.
“Hayır” demeyi öğrenin,
Son teslim tarihini öğrenin belirleyin,
Masanızı toplayın,
Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique):
Enerji Düzeyleri,
Kısa sohpetleri azaltın
İşi havale edin,
İşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın,
Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın,
Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün,
İnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin
Gerçekçi günlük hedefler belirleyin
Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun
Düşünmek için zaman ayırın
Bir seferde tek işle uğraşın
Sorunları çözmek için aceleden kaçının – bu , sonunda daha çok zaman alabilir.
Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin


TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER


Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı;
Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı;
Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli:
Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve gerekli malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması sağlanmalı;
Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli;
Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı;

TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER

Toplantıya katılanların sayısı mümkünse l0’u aşmamalı;
Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı;
Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı;
Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı;
Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı
Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli;
Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.

Mustafa Şahin